Het beste kassasysteem past bij de manier waarop jouw onderneming werkt. Een winkel stelt andere eisen aan een kassa dan een horecazaak, salon of dienstverlener. Kijk daarom niet alleen naar de prijs, maar vooral naar gebruiksgemak, betaalmogelijkheden, voorraadbeheer, rapportages, koppelingen en de mogelijkheid om mee te groeien met je bedrijf.
Een kassasysteem is allang niet meer alleen een apparaat waarmee je afrekent. Een goed systeem helpt je om je dagelijkse bedrijfsvoering eenvoudiger te maken.
Denk bijvoorbeeld aan:
De belangrijkste vraag is daarom niet: welke kassa heeft de meeste mogelijkheden?
De betere vraag is: welke mogelijkheden heb ik in mijn onderneming daadwerkelijk nodig?
Globaal kun je kiezen uit een aantal soorten kassasystemen.
Voor een kleine onderneming kan een eenvoudig systeem voldoende zijn. Je registreert verkopen, accepteert betalingen en kunt meestal een basisomzetrapport bekijken.
Dit kan bijvoorbeeld geschikt zijn voor een kleine winkel, pop-upstore, marktkraam of startende ondernemer.
Voordelen
Nadelen
Een uitgebreider kassasysteem combineert afrekenen met bijvoorbeeld artikelbeheer, voorraadbeheer, personeelsfuncties en rapportages.
Dit type systeem is interessant voor ondernemers die dagelijks veel transacties verwerken of meer grip willen krijgen op hun bedrijfsvoering.
Een kledingwinkel kan bijvoorbeeld direct zien welke artikelen goed verkopen en welke maten bijna uitverkocht zijn.
Horeca stelt specifieke eisen aan een kassasysteem.
Denk aan:
Voor een restaurant met twintig tafels is een eenvoudige winkelkassa daarom meestal niet voldoende.
Met een mobiel kassasysteem kun je bijvoorbeeld via een tablet of smartphone verkopen registreren.
Dat is praktisch voor ondernemers die niet altijd vanaf dezelfde plek werken.
Denk aan een terras, foodtruck, evenement, markt, salon of ondernemer die regelmatig op locatie verkoopt.
Heb je meerdere winkels of horecalocaties? Dan wordt centraal beheer belangrijker.
Je wilt bijvoorbeeld kunnen zien:
Een centraal kassasysteem voorkomt dat iedere vestiging zijn eigen losse administratie bijhoudt.
Povis biedt een breed scala aan all-in-one oplossingen waarmee ondernemers in alle branches alles in één hand hebben: krachtige kassasystemen, geïntegreerde weegfuncties, snelle PIN-terminals en aanvullende hardware-opties zoals bonprinters, scanners en klantendisplays.
| Type kassasysteem | Geschikt voor | Belangrijkste voordeel | Mogelijk nadeel |
|---|---|---|---|
| Eenvoudige kassa | Kleine winkels en starters | Snel en eenvoudig werken | Beperkte functies |
| Compleet kassasysteem | Retail en groeiende bedrijven | Veel inzicht en automatisering | Hogere investering |
| Horecakassa | Restaurants, cafés en lunchrooms | Bestellingen en tafels efficiënt beheren | Niet iedere functie is relevant buiten horeca |
| Mobiele kassa | Terrassen, markten en dienstverlening | Overal kunnen afrekenen | Afhankelijk van mobiele apparatuur en verbinding |
| Multi-vestiging | Winkels en horeca met meerdere locaties | Centraal inzicht en beheer | Meer inrichting en beheer nodig |
Meer functies betekenen niet automatisch dat een kassasysteem beter is.
Kijk vooral naar je dagelijkse werkzaamheden.
Vrijwel iedere ondernemer wil pinbetalingen kunnen accepteren. Kijk daarom hoe de betaalterminal samenwerkt met de kassa.
Wanneer het bedrag automatisch vanuit de kassa naar de pinautomaat wordt gestuurd, hoeft een medewerker het bedrag niet opnieuw in te voeren.
Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Verkoop je veel verschillende producten? Dan kan voorraadbeheer veel werk besparen.
Na iedere verkoop wordt de voorraad automatisch aangepast.
Je ziet bijvoorbeeld dat er nog maar drie exemplaren van een populair product beschikbaar zijn en kunt daardoor eerder bijbestellen.
Een goed kassasysteem laat niet alleen zien hoeveel je hebt verkocht.
Interessanter is bijvoorbeeld:
Hiermee wordt je kassasysteem ook een hulpmiddel bij het nemen van bedrijfsbeslissingen.
Wanneer meerdere medewerkers met de kassa werken, is het handig wanneer iedereen een eigen account heeft.
Je kunt dan bijvoorbeeld rechten instellen en zien welke transacties door welke medewerker zijn uitgevoerd.
Handmatig omzetgegevens overtypen naar je boekhouding kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Een koppeling kan ervoor zorgen dat relevante gegevens automatisch worden doorgegeven.
Heb je zowel een webshop als een fysieke winkel? Dan is het belangrijk om te onderzoeken of beide systemen met elkaar kunnen samenwerken.
Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een artikel online als beschikbaar wordt weergegeven terwijl het net in de winkel is verkocht.
De kosten verschillen sterk per onderneming en systeem.
Je kunt te maken krijgen met:
Kijk daarom niet alleen naar de aanschafprijs.
Een goedkoop kassasysteem kan uiteindelijk duurder zijn wanneer je veel administratieve handelingen zelf moet uitvoeren of later allerlei aanvullende onderdelen nodig hebt.
Andersom heeft het weinig zin om te betalen voor uitgebreide functies die je nooit gebruikt.
Stel dat een ondernemer iedere dag twintig minuten bezig is met het handmatig verwerken en controleren van verkoopgegevens.
Dat is ruim 100 uur per jaar.
Wanneer een kassasysteem een groot deel van dat werk automatiseert, kan een hogere maandelijkse investering uiteindelijk goedkoper zijn dan een eenvoudig systeem waarbij veel werkzaamheden handmatig blijven.
Een zelfstandige woonwinkel heeft één vestiging en twee medewerkers.
De ondernemer wil vooral:
Een zeer uitgebreid systeem voor meerdere vestigingen is hier waarschijnlijk overbodig.
Een overzichtelijk kassasysteem met artikel- en voorraadbeheer kan voldoende zijn.
Een restaurant heeft zestig zitplaatsen, een terras en meerdere medewerkers.
Tijdens drukke avonden ontstaan regelmatig fouten doordat bestellingen mondeling worden doorgegeven.
Een kassasysteem waarbij medewerkers bestellingen direct aan tafel invoeren en deze automatisch naar keuken en bar worden gestuurd, kan het aantal fouten verminderen en de bediening versnellen.
Het probleem dat wordt opgelost is hier dus niet alleen afrekenen, maar vooral een efficiëntere bestelstroom.
Een retailer opent na een succesvolle eerste winkel een tweede vestiging.
Met twee losse kassasystemen wordt het lastig om voorraad en omzet met elkaar te vergelijken.
Een systeem met centraal beheer maakt het mogelijk om vanuit één omgeving beide locaties te bekijken.
De ondernemer ziet daardoor sneller waar voorraad nodig is en welke vestiging het beste presteert.
Een lage prijs lijkt aantrekkelijk, maar kijk ook naar maandelijkse kosten, transactiekosten, ondersteuning en eventuele uitbreidingen.
Een systeem met tientallen mogelijkheden klinkt indrukwekkend. Wanneer je maar een klein deel gebruikt, betaal je waarschijnlijk onnodig veel en wordt het systeem ingewikkelder voor medewerkers.
Een systeem dat vandaag voldoende is, kan over twee jaar beperkingen opleveren.
Denk daarom vooruit.
Wil je bijvoorbeeld:
De medewerkers achter de kassa gebruiken het systeem iedere dag.
Een systeem dat voor een ondernemer logisch lijkt, kan voor medewerkers omslachtig werken.
Laat daarom ook mensen uit de praktijk meekijken.
Als je kassa op zaterdagmiddag niet werkt, wil je snel geholpen worden.
Vraag daarom vooraf hoe ondersteuning is geregeld en wanneer deze beschikbaar is.
Gebruik onderstaande checklist voordat je een keuze maakt.
Begin niet bij het kassasysteem, maar bij je bedrijfsproces.
Schrijf eerst op waar je nu tegenaan loopt.
Bijvoorbeeld:
“Ik ben iedere week uren bezig met het controleren van mijn omzet.”
Dan heb je vooral behoefte aan goede rapportages en eventueel een koppeling met je administratie.
“Onze voorraad klopt regelmatig niet.”
Dan is voorraadbeheer een belangrijk selectiecriterium.
“Tijdens drukke momenten ontstaan fouten in bestellingen.”
Dan moet je kijken naar een systeem dat bestellen en afrekenen beter met elkaar verbindt.
“Ik kan niet goed zien welke van mijn twee vestigingen het beste presteert.”
Dan heb je behoefte aan centraal beheer en rapportages per locatie.
Door vanuit het probleem te denken, wordt het veel eenvoudiger om kassasystemen te vergelijken.
Voor een kleine onderneming is vooral een eenvoudig en betaalbaar systeem belangrijk. Kies een systeem waarmee je snel kunt afrekenen en alleen betaalt voor functies die je daadwerkelijk gebruikt. Houd wel rekening met eventuele groei.
Bij veel moderne kassasystemen is dit mogelijk. Het aankoopbedrag wordt dan automatisch doorgestuurd naar de betaalterminal. Hierdoor hoeft een medewerker het bedrag niet opnieuw in te voeren.
Dat hangt af van je onderneming. Verkoop je veel verschillende artikelen of heb je meerdere locaties, dan kan automatisch voorraadbeheer veel tijd besparen en voorraadverschillen verminderen.
Bij veel kassasystemen kun je later aanvullende functies, gebruikers, betaalterminals of vestigingen toevoegen. Controleer dit vooraf als je verwacht dat je onderneming de komende jaren groeit.
Vraag om een demonstratie en laat het systeem waar mogelijk ook door een medewerker testen. Probeer bijvoorbeeld een verkoop, retour, korting en betaling uit te voeren. Je merkt dan snel hoeveel handelingen nodig zijn.
Er bestaat niet één kassasysteem dat voor iedere ondernemer de beste keuze is.
Een goede keuze begint bij drie vragen:
Pas daarna kun je bepalen welke functies echt belangrijk zijn.
Twijfel je welk kassasysteem het beste aansluit bij jouw winkel, horecazaak of andere onderneming? Povis kan samen met je kijken naar je huidige werkwijze, het aantal transacties, gewenste betaalmogelijkheden en functies die je daadwerkelijk nodig hebt.
Zo kies je geen kassasysteem met zoveel mogelijk functies, maar een oplossing die past bij de dagelijkse praktijk van jouw onderneming.
Neem contact op met Povis voor persoonlijk advies over het kassasysteem dat bij jouw onderneming past.
d
d
d
d
